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Allgemeines


Die Anforderungen an die elektronische Kassenführung wurden durch die BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und 14.11.2014 noch einmal neu ausgelegt und präzisiert. Jegliche elektronischen Daten der Kassensysteme müssen spätestens ab 01.01.2017 einer Speicherung der jeweiligen Einzeldaten unterzogen werden. Nunmehr legte die Bundesregierung am 13.07.2016 einen aktuellen Gesetzesentwurf vor, der eine weitere Verschärfung der Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften vorsieht und auch Vorgaben zu den technischen Anforderungen an Kassensysteme enthält. Diese Neuerungen sollen ab dem 01.01.2020 greifen. Die endgültige Wirkung der Neuregelungen soll dann ab dem 01.01.2023 gelten.

 

Ab 01.01.2017

Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, das heisst sämtliche Einzeldaten sind aufzuzeichnen. Zu den abzuspeichernden Daten gehören nicht nur Journaldaten, sondern auch Auswertungs-,Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Programmierungsänderungen an der Kasse, vollständige Historie sämtlicher im System hinterlegter Warengruppen, Artikel und Preise). Allgemein erfassungspflichtig werden nun alle unbaren Geschäfte, wie beispielsweise Kreditkarten oder EC-Karten. Eine weitere Forderung der Finanzverwaltung betrifft das Dateiformat. Es muss ein Format gewählt werden, das von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung gelesen werden kann (Schnittstellenerfordernis). Besonders große Bedeutung hat für die Finanzverwaltung die Manipulationssicherheit und Nachverfolgbarkeit der Daten. Es muss gewährleistet sein, dass bei einem Storno der stornierte Geschäftsvorfall sichtbar bleibt und nicht endgültig gelöscht werden kann. Die Neuregelungen gelten auch für sogenannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wenn diese ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Erfüllt das bisherige betriebliche Kassensystem diese Anforderungen nicht, muss zur Vermeidung von negativen steuerlichen Folgen zum 01.01.2017 auf ein neues Kassensystem umgestellt werden.

 

Anforderungen an die Kasse ab 01.01.2017

Folgende Daten müssen digital und einzeln (d.h.diese Daten dürfen nicht zusammengefasst werden) gespeichert und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum vorgehalten werden:
· Journaldatei mit allen einzelnen Geschäftsvorfällen (somit auch alle Stornobuchungen)
· Alle Auswertungsdateien (z.B. Warengruppenberichte, Bedienerberichte, …)
· Alle Programmierungsdateien und deren Änderungen (Überschreiben der bisherigen Programmierung nicht zulässig)
· Stammdatendateien und deren Änderungen (Überschreiben nicht zulässig)
· Strukturinformationen
· Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
Ferner sind folgende weitere Unterlagen zu führen und aufzubewahren:
· Bedienungsanleitung
· Programmieranleitung
· Programmabrufe nach jeder Änderung
· Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner und Trainingsspeicher
· Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung

 

Ab dem 01.01.2020

· Ab dem 01.01.2020 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die neben einem sogenannten Fiskalspeicher (ein vom BSI zertifiziertes System zur Datenspeicherung) auch über eine entsprechende Schnittstelle zum Auslesen der Daten verfügen. Solche zertifizierten Kassensysteme sind derzeit am Markt noch nicht verfügbar.
· Eine sogenannte Kassennachschau wird eingeführt. Das Finanzamt erhält das Recht, ohne vorherige Ankündigung die Ordnungsgemäße Kassenführung und vor allem die tägliche Kassensturzfähigkeit der Kasse vor Ort zu überprüfen.
Falls es zu Beanstandungen bei der Kassenführung kommt, kann sofort zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
· Künftig können Verstöße gegen eine ordnungsgemäße Kassenführung mit Bußgeldern bis zu 25.000 € bestraft werden.

 

Übergangsregelung bis zum 31.12.2022

Falls Sie ein Kassensystem nach dem 25.11.2010 erworben haben, welches den Anforderungen an die Kassensysteme zum 01.01.2017 gerecht wird, gewährt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist. Das bisherige System darf in diesem Fall weiter verwendet werden und braucht die technischen Anforderungen, die ab dem 01.01.2020 gelten, noch nicht erfüllen. Ab dem 01.01.2023 ist jedoch auch für diese Kassensysteme Schluss. Die Übergangsregelung erfasst jedoch nicht die Kassennachschau und dieVerschärfung der Bußgeldvorschriften. Ferner kann sie nur in Anspruch genommen werden, wenn die vorhandene Kasse mit Hard- und Software nachweislich ausgerüstet wurde, um den Anforderungendes BMF-Schreibens vom 26.11.2010 gerecht zu werden. Wir raten in einem solchen Fall dringend dazu, dass überprüft wird, ob dies der Fall ist.

 

Offene Ladenkasse

Trotz der neuen Regelungen bleibt es weiterhin möglich, eine offene Ladenkasse zu führen. Da der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei einer offenen Ladenkasse besteht und hiervon nur abgewichen werden darf, wenn die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist, besteht in diesem Bereich noch rechtliche Unsicherheit. Geklärt ist lediglich, dass eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich ist, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. So sehen es Teile der Finanzverwaltung durchaus als zumutbar an, dass bei einer geringen Zahl von täglichen Kunden jeder bare Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen ist. Die geforderten Einzelaufzeichnungen können handschriftlich gemacht werden und sind dann als aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorzuhalten oder die Einzelaufzeichnungen werden über eine entsprechende Registrierkasse erfasst.

 

Weiter Informationen finden sie unter:

 

https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Abgabeordnung/Datenzugriff/datenzugriff.html

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